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L’organisation d’une entreprise implique différents métiers tels que l’administratif, la finance, ou encore les ressources humaines. Ces derniers ont un champ de compétences bien précis et sont essentiels pour la bonne marche de l’entreprise.
De même, l’organisation administrative interne doit être formalisée pour que chaque service contribue de la manière la plus efficace aux objectifs fixés par le dirigeant..
Le secrétariat est un poste polyvalent. Les missions du secrétaire vont de la facturation à la gestion des paiements, en passant par la saisine de documents.
Vous trouverez ci-après des informations vous permettant de mieux cerner ce qu’englobe le secrétariat en entreprise.
1. Le Secrétariat
On compte environ 500 000 postes de secrétaires aujourd’hui en France. La question se pose dès lors de savoir pour quelles raisons le poste de secrétaire s’est-il répandu ces dernières années ?
Ce poste a vocation à répondre à des problématiques d’ordre opérationnel. Il permet de faciliter la mission des dirigeants et des différents services au quotidien et coordonne les fonctions support d’une entreprise, par exemple la finance, les systèmes d’information ou encore les ressources humaines.
Le secrétaire a une compétence transverse. Il peut en effet cumuler des compétences dans les domaines financiers et juridiques, mais aussi dans les ressources humaines, ou dans le domaine commercial…
D’un autre côté, la création d’un poste de secrétaire permet aux différents autres services de se concentrer davantage sur leur métier en déléguant le travail administratif chronophage.
Qu’est-ce qui distingue le poste de secrétaire exerçant dans une PME de celui exercant dans une très petite entreprise ou chez un indépendant ?
Malgré un intitulé de poste similaire, le périmètre de compétences du secrétaire diffère selon qu’il exerce sa fonction au sein d’un grand groupe ou d’une entreprise de taille plus réduite.
Le secrétaire général d’une entité de taille moyenne peut avoir tendance à assumer la direction de plusieurs services en même temps. En revanche, en ce qui concerne les grandes structures, la délimitation du poste est plus homogène. Par souci de cohérence, le secrétaire général englobe toutes les fonctions d’ordre administratif nécessaires à la bonne coordination entre les différentes fonctions support de l’entreprise.
Intéressons-nous désormais à une activité essentielle au sein d’une entreprise : la facturation client.
2. La Facturation client
La facturation ou plus précisément, l’établissement d’une facture est obligatoire pour toute prestation de services.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture de prestation de service est un document comptable qui retrace les transactions commerciales et les prestations réalisées par une entreprise pour le compte de ses clients.
La facture a les fonctions suivantes :
- D’un point de vue comptable, elle fait figure de pièce justificative dans l’établissement des comptes annuels ;
- Sur le plan commercial, la facture reprend tous les détails de la transaction qui a lieu entre la société et son client ;
- Sur le plan fiscal, elle sert de base pour le calcul de la TVA et de l’impôt ;
- Sur le plan juridique, elle fait office de preuve de l’existence d’une transaction en cas de litige.
Voici les différents types de transactions qui nécessitent l’établissement d’une facture :
- Toute prestation de services ou vente de marchandises entre professionnels ;
- Toute vente de marchandises à un particulier dans le cas où celui-ci en fait la demande ;
- Toute prestation de services fournie à un particulier si le client en formule la demande ou si le montant de la transaction dépasse 25 €.
Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture ?
D’un point de vue pratique, une facture doit afficher les informations suivantes :
- Noms et adresses du vendeur et du client ;
- Numéro de la facture ;
- Numéro SIRET ;
- Adresse du siège social de la société le cas échéant ;
- Statut juridique : EURL, SAS, SA, etc… ;
- Intitulé précis et détaillé de la transaction ;
- Date de la transaction;
- Quantité de produits vendus ou, en ce qui concerne la prestation de services, nombre d’heures travaillées ;
- Numéro d’identification de TVA ;
- Taux de TVA applicable et son pourcentage par rapport au montant de la transaction ;
- Prix unitaire hors taxe et remises, réductions ou rabais éventuels ;
- Total Hors Taxes (HT) ;
- Total Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
- Date d’échéance du règlement de la facture ;
- Précisions sur le montant des pénalités en cas de retard de paiement. Un montant forfaitaire de 40 € a été fixé par décret à ce titre.
Quelle sanction s’applique-t-elle en cas d’oubli de l’une de ces mentions obligatoires ? En cas d’oubli, l’entreprise peut se voir apposer :
- Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
- Une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale),qui peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
Pourquoi est-il essentiel pour une entreprise d’effectuer un suivi rigoureux de ses factures ? ce texte ne fait pas référence à la gestion commerciale ?
Afin de veiller à l’équilibre de ses créances, un chef d’entreprise doit mettre en place un système de suivi de facturation. Un tel suivi peut être mis en place, simplement, grâce au logiciel Excel. Une telle démarche est primordiale, principalement pour deux raisons :
- Elle permet de réaliser un suivi de vos créances. En effet, une mauvaise gestion de vos factures peut entraîner des problèmes de trésorerie conséquents. Les créances matérialisées par les factures constituent en effet une part du chiffre d’affaires non encore encaissé, d’où la nécessité de vérifier régulièrement leur statut.
- Elle permet de s’assurer la conformité avec les lois en vigueur. Comme expliqué plus haut, le cadre législatif impose l’établissement obligatoire d’une facture dans un certain nombre de cas. Le manquement à une telle obligation expose votre société à une amende ainsi qu’à un redressement fiscal, en cas de contrôle fiscal.
Comment établir sa facture ?
Voici les différentes règles pratiques à respecter pour établir votre facture :
- Les factures doivent être rigoureusement numérotées. Cette numérotation doit suivre un ordre chronologique précis. Il faut donc veiller à l’absence d’erreur ou de trou dans la séquence de numéros.
- La facture doit être délivrée après la réalisation de la transaction.
- Pour ce qui est du mode de délivrance, la facture doit, en principe, être remise sur support papier en main propre au client. Cependant, sur accord du client, il est possible de lui remettre une facture en version électronique. Toutefois, la facturation électronique est encadrée par la loi. Les factures doivent notamment être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
- La facture physique doit être conservée par chacune des parties de la transaction pendant une durée de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
Pour établir vos factures, vous disposez de plusieurs options : vous pouvez utiliser un logiciel et transmettre les factures à votre expert-comptable, vous pouvez également transmettre des factures manuscrites. L’essentiel consiste à ce que vous soyez en mesure de transmettre la totalité de vos factures à votre cabinet d’expertise comptable qui tient votre comptabilité globale.
L’équipe du Cabinet Capital Expertise Comptable se tient à votre disposition pour vous accompagner dans toutes vos démarches de facturation.
Enfin, intéressons-nous à une fonction centrale dans une entreprise : la gestion des paiements.
Le texte sur le traitement de la facture est long ok pourquoi pas mais il ne fait pas mention de la réforme des factures électroniques (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208)
3. La Gestion des paiements
La gestion des paiements constitue un autre aspect incontournable dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse des paiements entrants ou des encaissements, leur sécurisation est une problématique de première importance.
En effet, 80% des entreprises déclarent avoir subi au moins une cyberattaque durant l’année écoulée.
Quels sont les différents moyens de paiement mis à la disposition de l’entreprise ?
En principe, une entreprise dispose d’une grande liberté dans le choix de ses moyens de paiement. Il existe toutefois des catégories de transaction pour lesquelles la loi impose un moyen de paiement déterminé. C’est par exemple le cas des salaires supérieurs à 1500€ par mois (par chèque barré ou virement bancaire), ou d’un paiement à un notaire (virement bancaire)
Voici les différents moyens de paiement, des plus traditionnels et plus courants aux plus récents :
- L’espèce: moyen de paiement le plus ancien, l’utilisation des espèces est surtout privilégiée pour les transactions avec des particuliers. Elles ne sont toutefois pas employées pour les transactions entre entreprises ou en cas de montants conséquents. En effet, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, le terrorisme et les trafics de drogue, une entreprise ne peut pas accepter ou payer une somme supérieure à 1000€, conformément au décret n° 2015-741 du 24 juin 2015 pris pour l’application de l’article L.112-6 du Code monétaire et financier. Il y a un principe dérogatoire pour une personne qui n’est pas française.
- Le chèque constitue, quant à lui, un moyen de paiement plébiscité autant par les particuliers que par les entreprises. L’usage du chèque diminue de 10% par an en moyenne en France. Parmi ses atouts, le chèque est un moyen de paiement rapide et pratique. Il permet de garder une preuve tangible du paiement réalisé.
- Le virement bancaire : il consiste en un transfert d’argent d’un compte bancaire à un autre. C’est le moyen de paiement le plus utilisé par les professionnels car il est traçable et rapide à exécuter. Ce dernier peut être domestique (dans un même pays ou entre deux pays ayant une devise commune). Enfin, on distingue le virement ponctuel, effectué à l’occasion d’une opération précise et le virement automatique ou permanent.
- Le prélèvement automatique : Il s’agit d’une opération de transfert de fonds automatique effectuée de manière périodique par la banque du payeur au bénéficiaire. Ce moyen de paiement est notamment utilisé pour les charges récurrentes. Il suffit alors de signer une « autorisation permanente de prélèvement » à la banque afin d’autoriser les opérations.
Ce type de prélèvement est souvent plébiscité dans la mesure où il n’implique aucune limitation de durée ou de plafond, selon la Banque de France.
4. La sécurisation des paiements
Comme mentionné ci-dessus dans l’article, la cybercriminalité est devenue un enjeu majeur des entreprises. Selon l’assureur Euler Hermès, 20% des entreprises auraient subi plus de 10 tentatives de fraudes en 2018. Or, ces chiffres n’ont cessé de croitre jusqu’à aujourd’hui.
Il est par conséquent primordial de sécuriser ses moyens de paiement.
En conclusion, il est primordial de prendre en considération les problématiques de sécurité actuelles et de prendre les mesures nécessaires en conséquence.
De l’établissement de vos factures à la nomination d’un secrétaire, rien ne doit être laissé au hasard afin d’assurer la sécurité de votre structure. De même, le suivi et la gestion des paiements constituent des domaines à ne pas négliger.
Afin de vous accompagner et de vous conseiller dans l’accomplissement de tous ces aspects, notre équipe de professionnels du cabinet Capital Expertise Comptable se tient à votre disposition.
